W praktycznie każdym domu w pewnej chwili występuje problem z gromadzeniem rozmaitych dokumentów. Często teczki są po prostu przeładowane, nie mogą się dalej zamknąć, a papiery z nich wypadają, po czym chowane są w różnych miejscach. Gdy przychodzi potrzeba ich znalezienia – pojawia się problem. Tymczasem bardzo łatwo można ułożyć wszystkie niezbędne dokumenty, wykorzystując do tego segregatory. O to kilka porad, jak zrobić to najlepiej i najwygodniej.
Dobrze jest zacząć od wyboru odpowiedniego segregatora. Dobrego, czyli posiadającego kilka podstawowych cech, które powodują, że warto go używać przy robieniu domowych porządków. Przede wszystkim sprzęt taki powinien mieć miejsce do napisania, co konkretnie zawiera. Zazwyczaj to wyjmowany pasek papieru znajdujący się na grzbiecie segregatora. Istotne jest, aby pasek ten był wymienny, bowiem umożliwia to zmianę zawartości całej teczki w momencie, gdy będzie ona już zbyt mała na zgromadzone w niej dokumenty. Drugą przydatną rzeczą jest niewielki otwór w grzbiecie, najlepiej zabezpieczony metalem – choć wielu osobom wydaje się on niepotrzebny, to jednak ułatwia szybkie zdjęcie segregatora z półki. Warto też, aby wewnątrz mechanizm był dość spory – im większa średnica zatrzasków, tym więcej dokumentów się zmieści – a także miał dodatkową dźwignię, dzięki której nie przytniemy sobie palców przy zamykaniu kolejnych dokumentów.
Warto dokumenty przed włożeniem do segregatorów odpowiednio uporządkować. Najprościej będzie wykorzystać do tego celu przezroczyste koszulki. Wówczas do jednej można schować kilka dokumentów dotyczących np. posiadanego telefonu i oferty od operatora sieci komórkowej, np. umowę, aneks do umowy czy kartę gwarancją telefonu. Tworzymy osobne koszulki dla każdej umowy i każdego numeru telefonu oraz dla wszystkich domowników. Koszulki można podpisać na wierzchu, aby wiadomo było, co się w nich znajduje. Wówczas tak uporządkowane wkładamy w segregatory o konkretnej nazwie – i wszystko mamy pod ręką.
Raz na jakiś czas warto też poświęcić przynajmniej kilka godzin na przejrzenie dokumentów. Optymalnie byłoby to robić dwa razy do roku. Pozwoli to zachować umiar w przechowywanych dokumentach, a także sprawi, że segregatory nie będą przeładowane i dłużej nam posłużą. W ten sposób możemy zniszczyć np. przeterminowane karty gwarancyjne, które po okresie, na który zostały wystawione, stają się po prostu zwykłą makulaturą. Dzięki temu szybko osiągniemy oczekiwany porządek, a znalezienie czegokolwiek nie przysporzy nam problemów.