Większość osób prowadzących własne biznesy styka się z twierdzeniem, że prowadzenie i dbałość o dokumentację w firmie, bywają nużące. Brakuje czasu, chęci, rąk do pracy a czasem nawet miejsca. Szczególnie jeśli mamy do czynienia z ogromną firmą, która codziennie wystawia niezliczoną liczbę faktur. Na szczęście można sobie z tym świetnie poradzić i to bez wykonywania jakiegokolwiek ruchu! Archiwizacja dokumentów może być prowadzona przez podmiot zewnętrzny!
Co nam daje współpraca z tego rodzaju firmą? Przede wszystkim oszczędność czasu i miejsca. Firma ta zajmuje się pełną automatyzacją procesu, nie wymaga od pracowników jakiegokolwiek ruchu. Porządkowanie akt musi odbywać się zgodnie z przepisami, których niestety nie wszyscy właściciele firm znają. Dlatego też musimy brać pod uwagę fakt, że tego typu firma zewnętrzna dostarczy odpowiedniej wiedzy, pomoże, doradzi. Przede wszystkim usystematyzuje dokumentację, podzieli na kategorię A i B. Wykona również przyporządkowanie do konkretnej grupy rzeczowej. Pracownicy tejże firmy uporządkują faktycznie dokumentację, to znaczy porozmieszczają ją, opiszą, ponumerują. Przydzielą nazwy instytucji, tytuły, przy kategorii B również termin ich przechowywania.
Praca, którą wykona firma zewnętrza, to nic innego, jak pełna archiwizacja dokumentów. Dzięki temu, w późniejszym okresie, nie będzie problemu z udostępnieniem dokumentacji do kontroli, sprowadzeniem odpowiednich wersji aktów. Co ważne, tego typu firma może również zaoferować pokrewne usługi, czyli przechowywanie dokumentów i niszczenie dokumentów. Wbrew pozorom obydwie usługi również muszą zostać poddane odpowiedniej obsłudze, procesy muszą być realizowane zgodnie z przepisami.
Czy zatem firma potrzebuje tego typu wsparcia? Jeśli ma wiele dokumentów, jeśli nie jest w stanie wygospodarować czasu i zasobów ludzkich do prowadzenia archiwum, zdecydowanie tak. Outsourcing w większości przypadków jest dobrym rozwiązaniem, relatywnie niedrogim a opłacalnym. Dostęp do technologii, fachowców, bez konieczności zatrudniania ich, zawsze skutkuje. Dlatego też, zamiast obmyślać kolejne pomysły, kolejne realizacje, lepiej jest podjąć kontakt z wybraną firmą, dla której archiwizacja dokumentów jest podstawową działalnością. Wówczas mamy gwarancję, że proces archiwizacji przebiegnie zgodnie z oczekiwaniami, zgodnie z wytycznymi a także przepisami prawa.
W sieci znajdziemy wiele firm zajmujących się archiwizacją. Wystarczy zdecydować się na firmę regionu, by mieć stały dostęp i kontrolę wykonywanych zleceń.