Traktując planowanie jako jeden z wielu jakże istotnych elementów zarządzania, niezbędnym jest, by wiedzieć, iż jego istota polega na niczym innym jak ustaleniu oraz sformułowaniu decyzji, a następnie na podjęciu konkretnych działań, które będą oczywiście zorientowane na spowodowanie tych zjawisk, które to same w praktyce nigdy by nie zaistniały. Poniższy artykuł ma na celu przybliżenie kolejnych elementów procesu szczegółowego planowania.

Proces szczegółowego planowania można podzielić na osiem kroków:

• Identyfikacja kluczowych zadań

• Szeregowanie zadań w logicznym porządku

• Badanie implikacji

• Oszacowanie wymaganych zasobów

• Identyfikacja hierarchii projektu

• Określenie kto podejmuje decyzje

• Monitoring i kontrola

• Podstawowe zasady

Krok 1. Identyfikacja kluczowych zadań:

– zdecyduj co należy wykonać

– są projekty, które mają tylko kilka kluczowych zadań

– w projekcie złożonym, gdzie jest wiele poważnych zadań, kierownik projektu i zespół merytoryczny sporządzają pewną nieuporządkowaną listę zadań, kierując się swoją wiedzą, przekonaniem i oczekiwaniami; burza mózgów jest jednym ze sposobów stworzenia takiej listy.

Krok 2. Szeregowanie zadań w logicznym porządku:

Uporządkuj listę zadań w logiczny sposób. Taka lista zawiera:

– zadania związane z uruchomieniem przedsięwzięcia, czyli administrowanie projektem

– zadania związane z bieżącą, merytoryczną pracą w projekcie.

Krok 3. Badanie implikacji:

Określone zadania objęte projektem mogą powodować powstanie innych projektów. Badanie, na początku fazy planowania, implikacji wynikających z podejścia kluczowych zadań oznacza sprawdzenie, czy istnieje możliwość czasowego nakładania się tych zadań z zadaniami podjętymi w innych projektach. Kilka przykładowych pytań dotyczących tej kwestii, czy projekt oddziałuje na:

– politykę firmy

– procesy rozliczeniowe i komputerowe

– inne wdrażane projekty

– klientów, ludność, środowisko

– personel i produkcję.

Krok 4. Oszacowanie wymaganych zasobów:

Ma to ścisły związek z kluczowymi zadaniami ustalonymi w kroku 1. Teraz możemy „rzucić więcej światła” na problemy związane z dostępnością własnych i obcych zasobów. Może tego dokonać osoba dysponująca wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem w zakresie:

– obowiązujących w przedsiębiorstwie procedur

– analizy potrzeb przedsiębiorstwa

– zastosowania technik obliczeniowych

– księgowości

– zasad sterowania zasobami ludzkimi oraz finansowymi i technicznymi

– szeroko pojętego administrowania

– dobrej znajomości technik negocjacyjnych.

Krok 5. Identyfikacja hierarchii projektu

Dotycząca zarówno struktury zadań jak i zasobów ludzkich (zmiana zadań, zastępstwa). Da to możliwość dekompozycji projektu na podprojekty i ustalenia zależności między nimi. Etap ten wymaga dobrej znajomości podmiotu planowania.

Krok 6. Określenie kto podejmuje decyzje

Jednoznaczne ustalenie kto za co odpowiada. Zakres pełnomocnictwa osób oddelegowanych do hierarchii projektu jest ujęty w konspekcie roboczym projektu. W ten sposób zostaje określony obszar odpowiedzialności każdej osoby.

Krok 7. Monitoring i kontrola

Przy ustalaniu procedur dla potrzeb monitoringu i kontroli projektu należy rozważyć, co należy monitorować i kontrolować, np.:

– koszty w odniesieniu do kosztorysu i przepływu gotówki

– bieżące rachunki różnych członków zespołu w odniesieniu do kosztorysu

– zmiany i ich wpływ na projekt i organizację

– jakość pracy

– możliwość dotrzymania terminów

– dostępność zasobów.

Należy również rozważyć w jaki sposób projekt ma być poddawany kontroli. Zdefiniować w konspekcie roboczym:

– określone kanały komunikacji

– charakter spotkań i ich częstotliwość

– terminy i rodzaje oficjalnych raportów sprawozdawczych z postępu prac

– jakie poprawki są potrzebne i kiedy

Krok 8. Podstawowe zasady

Gdy zostanie utworzony zespół, poinformuj jego członków o tym jakie mają być zasady postępowania, stanowiące normę w grupie. Należy udzielić odpowiedzi na kilka podstawowych zasad:

– kto podpisuje raporty i sprawozdania

– kto ma brać udział w spotkaniach

– czy decyzje podejmowane są jednoosobowo czy zespołowo

– kto ma rozstrzygać sytuacje konfliktowe między ludźmi

– kto ma dokonywać oceny pracowników i jak to należy robić.

Należy sprawdzić czy ta procedura jest przewidziana w wytycznych polityki firmy dla projektów, co pozwoli na prawidłowe zarządzanie projektami.