Czas to pieniądz – tak mówi znane powiedzenie. Jednak czy stosujemy tą zasadę w życiu? Czy firmy na polskim rynku wykorzystują dobrze czas i kontrolują swoich pracowników? W małych firmach może nie jest to tak bardzo skomplikowane, ponieważ właściciel firmy zna wszystkich pracowników i najczęściej ma możliwość kontroli, kiedy pracownicy przychodzą do pracy i kiedy opuszczają swoje stanowisko pracy.
Sytuacja zaczyna się komplikować, gdy firma ma kilkadziesiąt pracowników. W takiej sytuacji potrzebne są narzędzia pozwalające na automatyczną kontrolę pracowników. Tutaj przychodzi nam z pomocą ewidencja czasu pracy. Jest to sposób na pracownika, który nie jest zdyscyplinowany. Poprzez odpowiednie czytniki kart zbliżeniowych lub biometrię pracownik jest identyfikowany i generowane jest zdarzenie. Następnie informacja o zdarzeniu jest przesyłana do odpowiedniego oprogramowania, które analizuje i generuje statystyki, jak pracownicy wykonują swoje obowiązki, tzn. kiedy przychodzą i wychodzą z pracy, kiedy wychodzą na przerwę i wracają, kiedy mają wyjście służbowe lub prywatne i kiedy z nich wracają. Zdarzeń może być znacznie więcej i można dowolnie je rozróżniać.
Standardowe czytniki ewidencji czasu pracy rejestrują do 8 zdarzeń. Istnieje jednak możliwość by połączyć ze sobą kilka czytników co odpowiednio mnoży ilość zdarzeń. Dobra ewidencja czasu pracy wymaga niezawodnego oprogramowania, które nadzoruje cały proces. Najlepiej, gdy oprogramowanie rejestrujące czas pracy jest przeznaczone specjalnie dla branży w której działamy. Pozwala na to modułowa budowa większości oprogramowań. Warto jest zainwestować większe pieniądze w system ewidencji czasu pracy, ponieważ czym droższe rozwiązanie, tym nadzorowanie pracowników jest wygodniejsze i bardziej zaawansowane, a dodatkowo bezpieczniejsze i trudniejsze do ominięcia.
Standardowy system rejestracji czasu pracy składa się najczęściej z:
- czytnika – urządzenia, które rejestruje każde zdarzenie wygenerowane przez użytkowników, czyli krótko mówiąc rejestruje każde wejście do pracy i wyjście z pracy, wliczając w to wyjścia prywatne czy służbowe, oraz dokonuje identyfikacji pracownika. Dodatkowo jeśli system jest sprzężony z kontrolą dostępu, ogranicza dostęp użytkownikom nieuprawnionym do chronionych systemem pomieszczeń
- identyfikatorów – identyfikatorem może być dowolna cecha biometryczna (odcisk palca, geometria twarzy, układ żył w palcu, siatkówka oka, geometria dłoni) czy też chip RFID w postaci karty zbliżeniowej, opaski, breloka czy pastylki.
- oprogramowania – programu, który nie tylko nadzoruje działanie systemu, ale także zarządza urządzeniami, przelicza czas pracy, ewidencjonuje błędy pojawiające się w zdarzeniach oraz umożliwia również generowanie raportów czasu pracy.
Wszędzie trafiam na artykuły promujące takie rozwiązania.