Kiedy najlepiej zmienić biuro księgowe?

Współpracując z biurem księgowym oczekujemy rzetelnego prowadzenia naszych ksiąg rachunkowych, fachowego doradztwa podatkowego oraz pomocy przy wypełnianiu faktur i deklaracji do Urzędu Skarbowego. Jeżeli wymagania te nie są spełniane albo, gdy podejrzewamy, że księgowość jest prowadzona źle i naraża firmę na straty oraz sankcje prawne, pojawia się konieczność zmiany biura.

Po co nam biuro księgowe?

Każdemu większemu przedsiębiorstwu potrzebne jest biuro księgowe. Zatrudnieni w nim fachowcy posiadają licencję na usługowe prowadzenie usług księgowych, w tym na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, ewidencjonowanie faktur, rozliczanie się z ZUS-em oraz wypełnianie deklaracji do Urzędu Skarbowego. Korzystanie z doradztwa podatkowego często owocuje oszczędnościami z tytułu korzystnego odliczenia podatku VAT. Przedsiębiorca, który współpracuje z biurem rachunkowym kontroluje finanse swojej firmy a jednocześnie ma więcej czasu na rozwijanie działalności. Trzeba jednak mieć na uwadze fakt, że nie wszystkie biura rachunkowe są godne zaufania. Może się zdarzyć, że biuro zacznie notorycznie podnosić ceny za swoje usługi i współpraca z nim zwyczajnie przestanie się opłacać. Ewentualnie przedsiębiorca lub- w najgorszym wypadku- Urząd Skarbowy, odkryje pewne nieprawidłowości w pracy, opłacanych przez nas, księgowych. Pamiętajmy, że to właściciel firmy odpowiada za wszelkie zaniedbania, także w kwestii podatków. Co zrobić, żeby uniknąć kary i nie narazić się na straty finansowe? W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest ubieganie się o odszkodowanie wypłacane z polisy OC biura rachunkowego i… rozejrzenie się za nowym księgowym.

Najlepszy moment na zmiany

Najodpowiedniejszym momentem na zmianę biura księgowego jest, zbliżający się, koniec roku kalendarzowego, będący również końcem okresu rozliczeniowego. Błędem, popełnianym często przez przedsiębiorców, jest natychmiastowe zerwanie umowy ze starym biurem i przeniesienie księgowości do nowego. Takie działanie jest niekorzystne z kilku przyczyn. Po pierwsze, nowe biuro ma zbyt mało czasu na zapoznanie się z całą naszą dokumentacją. Po drugie, nie ma ono możliwości dokładnego sprawdzenia działalności poprzedniej firmy księgowej. I po trzecie, spada na nas obowiązek pisemnego wycofania pełnomocnictw, jakimi dysponowało do tej pory „ stare” biuro. A wszystko to w gorącym okresie noworocznym.

Ponadto, każdy przedsiębiorca jest zobligowany do aktualizacji wpisu do CEIDG. Dokonuje się to, poprzez wprowadzenie zmian do formularza CEIDG-1. Może nas oczywiście wyręczyć w tym nasz nowy księgowy, ale dopiero po nadaniu mu odpowiednich pełnomocnictw. Formularz składa się osobiście w Urzędzie Gminy lub Miasta, za pośrednictwem poczty lub drogą elektroniczną. W związku z powyższym, decydując się na zmianę księgowego, nie spieszmy się z zerwaniem umowy z nierzetelnym biurem. Podejmijmy ten krok dopiero, gdy znajdziemy odpowiednie zastępstwo. Wprawdzie współpraca z dwoma biurami na raz będzie wiązała się z poniesieniem dodatkowych kosztów, ale lepsze to, niż tłumaczenie się przed urzędnikami z US.

Wybierając biuro rachunkowe liczymy na profesjonalne doradztwo w przypadku rozliczania kosztów i składania deklaracji do Urzędu Skarbowego. Dobrze prowadzona księgowość pozwala przedsiębiorcy sprawnie i szybko reagować na zmiany na rynku. Uwalnia go też od konieczności pamiętania o terminach rozliczeń z urzędami i klientami. Z kolei nieprawidłowe rozliczanie się z fiskusem skutkuje problemami, które swój finał mogą mieć w sądzie. Pamiętajmy więc, że gdy mamy podejrzenia co do biura, z którym aktualnie współpracujemy, nie wahajmy się zmienić je na nowe. To wyjdzie na dobre i nam, i finansom naszego przedsiębiorstwa.