Definicja
Zacznijmy od wyjaśnienia pojęcia; otóż według Polskiego Słownika Archiwalnego, pod red. Wandy Maciejewskiej wydanego w Warszawie w 1974. przez termin „archiwistyka” rozumiemy:
1. całokształt działalności, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne.
2. dyscyplina naukowa, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne rozpatrywane z punktu widzenia zachodzących pomiędzy nimi związków powstających w trakcie procesów archiwotwórczych.
Obie te definicje dość ogólnie traktują wyjaśnienie terminu, jednak trzeba zdać sobie sprawę, że nie da się już bardziej go zawęzić, by nie pominąć w treści czegoś istotnego. Obie formuły dotyczą zarówno samych archiwów (państwowych, zakładowych, prywatnych), jak i materiałów archiwalnych w nich przechowywanych, czy to czasowo, czy wieczyście.
Przedpole archiwalne.
Ale sama archiwistyka sięga także poza mury archiwów i okładek akt. Specjaliści z tej dziedziny starają się kształtować dokumentację, jeszcze przed przekazaniem jej do archiwów. Mowa tutaj o ingerencji w przedopolu archiwalnym, w którym odbywa się proces aktotwórczy. Archiwa państwowe starają się przejmować tylko akta uporządkowane u ich twórców, tak by mogły się skupić tylko na ich przechowywaniu i udostępnianiu, a nie na porządkowaniu. Jest to rozwiązanie bardzo dobre, gdyż porządkowanie przyszłego materiału archiwalnego odbywa się już o aktotwórcy, przez co sam układ akt odzwierciedla strukturę organizacyjną ich twórcy. Przedsiębiorstwa i instytucje objęte nadzorem archiwalnym posiłkują się tutaj takimi pomocami kancelaryjnymi, jak wykaz akt, czy instrukcja kancelaryjna, które umożliwiają sprawne zarządzanie wytworzonymi aktami.
Czy to się sprawdza?
Choć system ten działa w Polsce od lat, jest on nadal niedoskonały, chociażby przez wzgląd na prawie nikłą edukację archiwalną społeczeństwa. Wytworzona dokumentacja jest najczęściej traktowana z dużą dozą niechęci i braku zrozumienia potrzeby jej przechowywania. Oczywiście na rynku funkcjonują wyspecjalizowane firm oferujące usługi archiwistyczne. Ułatwiają one poradzenie sobie z chociażby nadaniem porządku dokumentacji, zarządzaniu archiwum zakładowym zarówno w formie tradycyjnej, jak również w formie elektronicznej, które nazywamy, chyba dość trafnie, archiwum cyfrowe. Jednak dla wielu przedsiębiorstw jest to wydatek, który może nadszarpnąć ich, o tak często, skromnym budżetem.
Im dalej, tym lepiej.
Na szczęście z pomocą przychodzi najnowsza technologia. Coraz częściej aktotwórcy produkują swoją dokumentację w formie elektronicznej. Całość archiwum zmieścić więc można na jednym pendrivie, czy płycie DVD, zaś zarządzanie jej kształtem odbywa się już w samym systemie komunikacji, dzięki specjalistycznym oprogramowaniom. Nie jest to oczywiście rozpowszechniony system, ale takie zarządzanie dokumentacją sprawi, że można zaoszczędzić nie tylko czas, ale i środki finansowe.
Podsumowując, jeżeli ktoś chce przybliżyć sobie czym zajmuje się archiwistyka może śmiało wejść na twojeakta.pl, gdzie objaśnione zostały dokładnie poszczególne usługi archiwistyczne, których przeprowadzenie jest zgodne z zaleceniami archiwów państwowych.