Firmy transportowo-spedycyjne, aby wykonywać swoją pracę w profesjonalny i rzetelny sposób potrzebują zgromadzenia wielu dokumentów i spełnienia wszelkich wymaganych formalności. Żaden transport krajowy ani międzynarodowy nie będzie mógł się odbyć jeśli zabraknie potrzebnych dokumentów, wymaganej zgody lub innych formalności, które są niezbędne na przykład przy odprawie celnej przy przekraczaniu granicy.
W branży transportowo-spedycyjnej wymaganych dokumentów jest bardzo wiele, ale najważniejszym dokumentem jest zawsze list przewozowy. Bez posiadania tego dokumentu nie może się odbyć transport towarów. Rzetelne i profesjonalne firmy transportowe zawsze dbają o to by ich kierowca miał przy sobie list przewozowy.
Jakie informacje powinny być zawarte w liście przewozowym?
List przewozowy jest dokumentem stanowiącym dowód zawarcia umowy między klientem a firmą transportową, umożliwiający realizację zlecenia. Są w nim określone warunki realizacji przewozu powierzonych towarów. Tworzone są dwie kopie, jedna przekazywana jest do nadawcy, czyli klienta, druga zostaje dla firmy transportowej odpowiedzialnej za realizację zlecenia. List przewozowy jest w posiadaniu kierowcy aż do czasu zakończenia realizacji zlecenia. Od poprawnego wypełnienia listu przewozowego zależy terminowe i bezpieczne dostarczenie towarów. Podstawowe informacje, które są zawierane w liście przewozowym to przede wszystkim precyzyjne dane adresowe i personalne odbiorcy, a także dane nadawcy oraz szczegółowe informacje dotyczące firmy transportowej, która ma realizować dane zlecenie. Bardzo ważnym elementem listu przewozowego są dokładne informacje na temat przewożonego towaru, jak również informacje od nadawcy takie jak oczekiwania względem transportu i szczególne uwagi dotyczące transportowanego towaru.
W przypadku transportu międzynarodowego należy w liście przewozowym zawrzeć informacje na temat ilości transportowanych towarów oraz wagi przewożonych towarów – jednostkowej oraz całościowej. Podane informacje są informacjami podstawowymi. Natomiast dość spora część firm transportowych zajmujących się realizacją transportu zarówno wewnątrz kraju jak i na arenie międzynarodowej decyduje się na zawarcie kilku dodatkowych informacji w liście przewozowym. Informacje te mogą dotyczyć na przykład rozładunku w miejscu docelowym lub przeładunku w innym miejscu niż docelowe, kosztów przewozu towarów, wszelkich dodatkowych opłat, które są pobierane czy dokładnych wytycznych w jaki sposób kierowca powinien obchodzić się z powierzonym towarem.
List przewozowy jest bardzo istotnym dokumentem dla firm transportowo-spedycyjnych, ponieważ pozwala poprawnie zrealizować powierzony transport towarów, w sposób bezpieczny i terminowy. Dodatkowo, list przewozowy chroni interesy jednej i drugiej strony – klienta i firmy transportowej. Wszelkie potrzebne informacje są zawarte w tym dokumencie, więc może on stanowić dowód w razie sytuacji spornej czy reklamacji.