Najważniejsze dla firm transportowo-spedycyjnych jest wywiązywanie się ze swoich obowiązków, poprawna realizacja zleceń oraz dbałość o wysoką jakość oferowanych usług transportowych. Jednak, aby było to możliwe, należy sporządzić kilka istotnych dokumentów, w których zawarte będą wszelkie wymagania i zalecenia, które firmy transportowe powinny spełnić podczas wykonywania usług transportowych. Jednym z takich dokumentów jest zlecenie transportowe, które jest dokumentem potwierdzającym zawarcie umowy dotyczącej zlecenia oraz sposobu i warunków realizacji tego zlecenia.
Co powinno zawierać zlecenie transportowe?
Zlecenie transportowe jako dokument potwierdzający zawarcie umowy na realizację danego zlecenia jest kluczowym dokumentem umożliwiającym i warunkującym wykonanie danego przewozu towarów. Zlecenie transportowe wskazuje najważniejsze warunki realizacji danej usługi transportowej takie jak czas realizacji, trasę wyznaczoną do przewozu towarów czy wynagrodzenie za wykonanie usługi. Im więcej szczegółowych informacji zostanie zawartych w zleceniu transportowym tym łatwiej będzie przewoźnikowi spełnić postawione przed nim wymagania, a także w razie problemów łatwiej będzie dochodzić swoich praw, co dotyczy zarówno zleceniodawcy jak i zleceniobiorcy.
Zlecenie transportowe powinno być sporządzone w formie pisemnej. Informacje, które powinny być zawarte w takim zleceniu to po pierwsze nazwa dokumentu oraz rodzaj usługi transportowej jak ma być wykonana. Następnie powinno się podać szczegółowe dane nadawcy oraz firmy transportowej, a także daty i adresy załadunku oraz rozładunku towarów, jak również informacje związane z wysokością wynagrodzenia oraz terminem wykonania płatności. Bardzo ważne jest także, by w zleceniu transportowym zawrzeć wszelkie wytyczne związane z realizacją przewozu towarów. Powinna się również znaleźć informacja o podstawach prawnych do wykonywania obowiązków takie jak zgodność z Konwencją CMR oraz Prawem Przewozowym.
Po akceptacji sporządzonego zlecenia transportowego, dokument ten nabiera mocy wiążącej i staje się prawną umowa przewozową. Od tego momentu firmy transportowe obowiązuje prawna odpowiedzialność za wykonanie usługi transportowej zgodnie z wytycznymi zleceniodawcy, natomiast nadawca musi wypełnić obowiązek wypłacenia wynagrodzenia za wykonany transport towarów oraz odpowiednio przygotować ładunki do transportu jeśli było to ujęte w zleceniu transportowym.
Zlecenie transportowe może być zawarte między klientem a firmą transportową lub między spedytorem a przewoźnikiem. W pierwszym przypadku to klient kompletuje wszystkie dokumenty i jest odpowiedzialny za cały proces przepływu towarów. Przewoźnik w tym przypadku jest odpowiedzialny jedynie za kwestie związane z przewozem z miejsca A do miejsca B. W drugim przypadku między klientem a firmą spedycyjną zawierane jest zlecenie spedycyjne. Spedytor w ramach tego zlecenia zobowiązany jest podjąć się organizacji przewozu powierzonych towarów. Dodatkowo, może podjąć współpracę z przewoźnikiem jako z podwykonawcą usługi i wówczas zlecenie transportowe jest przekazywane temu przewoźnikowi.